2014.gadā VID elektroniskajā deklarēšanās sistēmā (EDS) iesniegti vairāk nekā četri miljoni elektronisku dokumentu un tās lietotāju skaits arvien pieaug, tomēr jāatzīst, ka ik pa laikam kāds jautājums par sistēmas lietošanu un iespējām rodas gan tās pastāvīgajiem, gan pavisam jaunajiem lietotājiem, secināts nesen notikušajā „Grāmatvedības forumā 2015”.

Ja atceramies, ka nemaz ne tik sen jebkura dokumenta iesniegšana Valsts ieņēmumu dienestā (VID) saistījās ar garām rindām un papīru kaudzēm, tad šobrīd VID uzturētajai EDS var pieslēgties ar jebkuru Latvijā atzītu elektroniskās identifikācijas sistēmu, piemēram, ar internetbanku vai drošu elektronisko parakstu.

Taču, lai nerastos neveiklas situācijas, speciālisti gan uzņēmējiem, gan arī privātpersonām iesaka ņemt vērā vairākas vienkāršas lietas.

1. Jāsakārto pieejas tiesības

Sākot darbu, ir jāpārliecinās, ka ir pareizi noformēts EDS tiesību pārvaldnieks, amatpersonām ir automātiski piešķirtas tiesības parakstīt un iesniegt dokumentus sistēmā. Kā atzīst VID Nodokļu pārvaldes Informācijas sistēmu atbalsta daļas galvenais nodokļu inspektors Sergejs Ņikitjuks, tas ir svarīgi, ja uzņēmuma valdē darbojas vairāki cilvēki un katram ir ieplānota atbildība par konkrētu darbības jomu.

Jāatceras, ka EDS klientam – tiesību pārvaldnieks, ir persona, kura nosaka citu lietotāju tiesības skatīties, labot un iesniegt dokumentus. Faktiski tas ir cilvēks, kurš visbiežāk izmanto EDS un kuram uzņēmuma īpašnieki un vadītāji uzticas, piemēram, grāmatvedis.

*Valsts ieņēmumu dienests atgādina, ka no 2014 gada 1.jūnija EDS var būt vairāki EDS tiesību pārvaldnieki!*

2. Jāpārliecinās, vai sagatavotās atskaites ir iesniegtas

Ar EDS lielākoties patiešām strādā grāmatveži, kuri sagatavo un iesniedz VID nepieciešamos dokumentus, atzīst Latvijas Grāmatvedības ārpakalpojumu asociācijas valdes loceklis Raivo Pede. „Uzņēmuma vadītājam ir jāuzticas savam grāmatvedim, pretējā gadījumā diezin vai vispār ir iespējams produktīvs darbs,” skaidro Raivo Pede.

Tomēr tas nenozīmē, ka pirms dokumentu parakstīšanas un iesniegšanas nebūtu vēlams pārliecināties, ka tie ir sagatavoti korekti, proti, ir vērts pārskatīt svarīgākos skaitļus. Tāpat jāpārliecinās, ka dokumenti patiešām ir iesniegti.

Sergejs Ņikitjuks atzīst, ka reizēm tikai pēc tam, kad VID sāk izteikt brīdinājumus par savlaicīgi neiesniegtām atskaitēm, atklājas, ka tās no klienta puses sistēmā ir glīti sagatavotas un pārbaudītas, taču nav iesniegtas, tāpēc vienmēr ir jāpārbauda „Dokumenta statuss” EDS sadaļā „Dokumenti”.

3. Jānorāda korekta kontaktinformācija

EDS šobrīd ir svarīgs saziņas kanāls starp VID un nodokļu maksātājiem, tādēļ sistēmas lietotājam ir vērts pa laikam pārliecināties, ka sistēmā ir norādīta precīza kontaktinformācija, it īpaši – pareiza un aktuāla e-pasta adrese. Pretējā gadījumā diemžēl mēdz būt arī tā, ka VID nodokļu maksātājam ilgāku laiku sūta vēstules ar aicinājumiem, atgādinājumiem, taču tās tā arī nesasniedz adresātu un tas beidzas ar soda piemērošanu par nesadarbošanos ar VID.

4. Var pārliecināties, ka nodokļu atvieglojumi ir piemēroti pareizi

Ikvienam algotu darbu strādājošajam cilvēkam ir vērtīgi zināt, ka EDS var ne vien iesniegt gada ienākumu deklarāciju un algas nodokļa grāmatiņu, bet arī ikvienā brīdī pārliecināties par to, cik pareizi viņam tiek piemēroti nodokļu atvieglojumi, vai un kā par viņu veikti nodokļu maksājumi no darba devēja puses u.c. svarīgu informāciju. To var uzzināt, ieskatoties savā algas nodokļu grāmatiņā, EDS sadaļā „Sākums” vai apskatoties EDS sadaļu „Pārskati”.

Ir pašsaprotami, ka pirms deklarāciju iesniegšanas cilvēki prasa padomu vai nu tuvumā esošam grāmatvedim, vai arī lūdz palīdzību VID klientu konsultantiem. Raivo Pede atgādina, ka gada ienākumu deklarācijas iesniegšana šobrīd patiešām ir pavisam vienkārša, taču, ja tiek plānots kāds nopietns darījums, tad gan būtu vērts pakonsultēties ar grāmatvedi, vai un kā šādā gadījumā pareizi maksājami nodokļi.

5. Var pārbaudīt atskaišu iesniegšanas grafiku

Savukārt grāmatvežiem, kas strādā ar vairākiem uzņēmumiem, noderīgs šķiet deklarāciju un nodokļu maksājumu kalendārs, kas ir ērti izvietots EDS sākumlapā, lai nodokļu maksātājs nepalaistu to garām, jo, protams, vienlaikus ir grūti paturēt prātā neskaitāmus atskaišu iesniegšanas grafikus.