Neskatoties uz plašām virtuālās saziņas iespējām, cilvēki augstu novērtē satikšanos klātienē, piemēram, biznesa vai nozares konferencēs. Efektīvas modernās tehnoloģijas spēj pārvērst konferenci aizraujošā notikumā, uzskata pasākumu organizēšanas uzņēmuma „BIG event” vadītāja Solvita Kabakova.

Lūk, vairākas idejas, kuras var noderēt ikviena pasākuma veidotājiem un apmeklētājiem.

Elektroniski nolasāmas vārda kartes

Gan rīkotāji, gan dalībnieki saskaras ar grūtībām uzglabāt informāciju par konferencē satiktajiem cilvēkiem un dalībniekiem. Protams, var kraut kaudzītēs vizītkartes, taču tās mēdz pazust, un visi tās nelieto. Tieši tādēļ strauji attīstās tehnoloģijas, kas piedāvā elektroniski nolasīt informāciju no vārda kartēm, kurās iestrādāta magnētiskā josla, svītrkods vai QR kods. Informācijas nolasīšanai izmanto vai nu īpašus skenerus vai viedierīces, bet to uzkrāj mākoņpakalpojumos bāzētās mobilās lietotnes.

„Digitālās tehnoloģijas ļauj veidot perfektu dalībnieku sarakstu: pēc reģistrācijas datiem ir iespējams izgatavot praktiskas vārda kartes, uzreiz pieejamu datu bāzi, kā arī atvieglot cilvēku komunikāciju konferences laikā,” atzīst Solvita Kabakova.

Solvita_Kabakova_publ

Videokonference – glābiņš neparedzētās situācijās

Gatavojot konferences, nākas saskarties ar dažādām neparedzētām situācijām, kad kādu iemeslu dēļ uzaicinātais ārvalstu lektors nevar ierasties, vai arī ir vēlēšanās noklausīties ļoti pieprasīta profesionāļa prezentāciju. Tad glābiņš var būt video pieslēgums, ar kura palīdzību uzstāšanās tomēr var notikt.

Efektīva video konferenču sistēma, protams, ļauj vieglāk sarīkot kvalitatīvu pasākumu. Ir bijuši gadījumi, kad Rīgā ārkārtas iemeslu dēļ nevar ierasties kāds īpaši gaidīts ārvalstu lektors, tad izmantojam video pieslēgumu. Tā, konferencē „Sieviete biznesā” šādi klausījāmies Ukrainas biznesa treneres Diānas Ščerbanskas lekciju,” norāda „BIG event” vadītāja.

Mikrofons, ko var mētāt pa zāli

Lielās konferencēs, kur klausītāju skaits mērāms daudzos simtos vai pat tūkstošos, tīri tehnisku iemeslu dēļ ir grūti iesaistīt diskusijā visus klausītājus. Lielisks un efektīvs risinājums var būt mikrofons bumbiņas formā, kuru var mētāt pa zāli.

„Ja kādam ar mikrofonu ir jāstaigā no viena dalībnieka pie otra, tiek izniekots laiks, kas galu galā izjauc diskusijas dabisko ritmu. Noder ikviens risinājums, kas pievērš auditorijas uzmanību un mudina cilvēkus iesaistīties sarunā,” skaidro Solvita Kabakova.

Konference „runā” arī sociālajos tīklos un internetā

Ir grūti iedomāties konferenci vai citu lielu pasākumu, kurš nebūtu atrodams sociālajos tīklos un kurš nenodrošinātu video vai teksta tiešraides internetā. Klausītājiem tas ir ērts veids, kā attālināti sekot notiekošajam un uzdot jautājumus ekspertiem.

Organizatoriem vien jāatceras, ka, strādājot internetā, jāveido viegli iegaumējamas un pietiekami īsas mirkļbirkas, kuras rada visai tiešas asociācijas ar konferences nosaukumu. Tad cilvēki tās labprāt lietos, savukārt organizatori spēs ērti apstrādāt informācijas plūsmu un uzdotos jautājumus.

Tīklošanās pirms un pēc konferences

Konferences ir ļoti labs veids, kā iepazīt interesantus cilvēkus un nodibināt jaunu draudzību. Nav ko kautrēties, bet ir pilnā mērā jāizmanto visas iespējas, ko piedāvā konferences rīkotāji: tā var būt gan piedalīšanās īpašā „Facebook” grupā, gan sekošana konferences vai interesantu runātāju „Twitter” profiliem, gan īpašas lietotnes izmantošana laika plānošanai, gan arī piedalīšanās dažādos pasākumos. Tās visas ir iespējas iegūt jaunus, labus kontaktus.

Protams, arī mēs novērtējam tīklošanās nozīmi. Tieši tādēļ uzturam profilus visus populārākajos sociālajos tīklos, tā ļauj interesentiem uzdot jautājumus, uzzināt svarīgāko un savstarpēji iepazīties. Turklāt neatņemama mūsu pasākumu sastāvdaļa ir noslēguma kafija un uzkodas,” atzīst Sovita Kabakova.